de status van een offerte wijzigen?

Standaard is ervoor gekozen om de Status van een offerte op aanvraag te zetten.

De status aanvraag houdt in dat u - het basisscherm invult en opslaat. U kunt dan altijd zien, welke offertes u nog moet uitbrengen.

U kunt er echter ook voor kiezen om de status automatisch op offerte te zetten. Dit doet u bij Extra, Opties in de bovenbalk door de betreffende optie aan te klikken en daarna op Bewaren.

Op het moment dat u de offerte daadwerkelijk invoert verandert u (klikken op het pictogram Wijzig de algemene informatie) de status naar offerte.

Wanneer u de offerte heeft uitgetrokken, wijzigt u (klikken op het pictogram Wijzig de algemene informatie) de status naar calculatie.

Wanneer een offerte niet zal leiden tot een opdracht is het verstandig om de offerte te laten vervallen. Daarbij blijft de offerte wel beschikbaar maar wordt deze niet telkens op het scherm getoond.

Als u de status op Vervallen zet, verschijnt er een vervolgscherm waarin gegevens m.b.t. de reden ingegeven kunnen worden. Na het klikken op het pictogram Opslaan, komt u terug in het basisscherm.

Wanneer de offerte een opdracht is geworden, wijzigt u (klikken op het pictogram Wijzig de algemene informatie) de status naar project.

Binnen het hoofdmenu Offertes zal deze tot project verheven offerte niet meer worden getoond.

Mocht u een afwijkende nummering hanteren voor de projecten, start u het programma Omnummeren stambestanden op om het project een nieuw nummer te geven.

Wilt u de oorspronkelijke offerte behouden, kunt u de offerte voor het veranderen van de status kopieren door op het pictogram Kopieer deze offerte in het Informatie offertescherm te klikken. De offerte zal dan onder een nieuw nummer kunnen worden bewaard. Wel dient u de omschrijving (de omschrijving krijgt de toevoeging: gekopieerd van offerte.....) en de status aan te passen om er een project van te maken.

Als u bijvoorbeeld de ATV. ziekte uren op een apart project wilt boeken, maakt u hiervoor een project aan, waarvan de status Improductief is.

Dit project wordt alleen binnen het informatiescherm getoond, als u de optie Improductief aanvinkt in de onderzijde van het scherm.

Als het project is voltooid en er wordt niets meer op geboekt is het raadzaam de status op Afgesloten te zetten.

Daarbij blijft het project wel beschikbaar maar wordt deze niet telkens op het scherm getoond, zonder dat u de desbetreffende optie in het informatiescherm heeft aangevinkt.

Wanneer u binnen het Informatiescherm geklikt heeft op het pictogram Exporteer deze offerte/dit project, verandert de status automatisch naar geëxporteerd.

U exporteert een offerte/project als u de offerte/het project in een andere administratie wilt plaatsen.

Als u een offerte nog niet wilt versturen, kunt u de status op Geblokkeerd zetten.

De offerte zal dan op het informatiescherm alleen getoond worden als de betreffende optie (overigen) is aangevinkt.